„Facility management” to w dosłownym tłumaczeniu „zarządzanie udogodnieniami”. I chociaż termin ten ukuty został na użytek zarządzania systemami IT, dziś oznacza głównie zarządzanie nieruchomościami. Co dokładnie rozumiemy pod tym pojęciem? Czy facility manager to po prostu administrator, czy jednak ktoś więcej?
„Facility management” to termin, który pojawił się już w latach 60. XX w. w USA. Stworzył go założyciel Electronic Data Systems, Ross Perot, dla określenia sieciowego zarządzania systemami informatycznymi. Niedługo potem jednak znaczenie FM poszerzyło się i dziś rozumiemy przez nie głównie kompleksowe zarządzanie nieruchomościami. Wraz z dynamicznym rozwojem rynku nieruchomości w Polsce działania facility management zyskują na znaczeniu i prestiżu.
Co to jest facility management i dlaczego zyskuje na znaczeniu?
Usługa facility management to kompleksowe, wieloaspektowe zarządzanie danym obiektem: jego infrastrukturą, usługami dostępnymi w jego obrębie, technologią, bezpieczeństwem. Facility manager to zarządca, który wspiera użytkowników obiektu – niezależnie od tego, czy mówimy o działalności biznesowej i obiektach biurowych, czy o budownictwie mieszkalnym.
Firmy oferujące usługi facility management, takie jak Kenpol, mogą się pochwalić umiejętnością zarządzania nieruchomościami o różnym przeznaczeniu, wielkości czy stopniu zaawansowania technologicznego: od osiedli domów jednorodzinnych przez wspólnoty mieszkaniowe apartamentowców po biurowce czy centra handlowo-usługowe.
Deweloperzy i właściciele nieruchomości coraz częściej interesują się usługami facility management ze względu na ich kompleksowość. Facility manager odpowiada po pierwsze za utrzymanie stanu technicznego budynku (a warto dodać, że firma FM posiada kontakty do wykwalifikowanych specjalistów), ale nie tylko. Od klasycznego administratora odróżnia go to, że całościowo dba także o czynnik ludzki. Osoba na takim stanowisku musi posiadać wiedzę techniczną, mieć zdolności organizacyjne, ale także cechować się komunikatywnością i być zorientowanym na potrzeby użytkowników obiektu.
Dzięki usłudze facility management inwestor może skupić się na swej działalności biznesowej, a kluczowe aspekty związane z zarządzaniem nieruchomością powierzyć specjalistom.
Jakie usługi wchodzą w skład facility management?
Czym jest facility management na konkretnych przykładach? Zakres usług w obszarze działalności FM różni się w zależności od potrzeb właściciela nieruchomości. Może obejmować podstawowy pakiet reaktywnych usług technicznych (usuwanie awarii itp.), ale zazwyczaj do zadań managerów należy znacznie większy zakres obowiązków. Może on obejmować takie aspekty jak:
- utrzymanie czystości na terenie obiektu,
- ochrona obiektu,
- nadzór nad remontami i usuwaniem awarii, organizacja przeglądów technicznych,
- ochrona przeciwpożarowa,
- opieka nad systemami klimatyzacji, wentylacji, automatyką obiektu,
- zarządzanie systemami IT obiektu,
- opieka nad zielenią,
- zarządzanie kosztami mediów, audyt rachunków i analiza wydatków, a tam, gdzie to możliwe – zmniejszenie kosztów,
- analiza i poprawa efektywności energetycznej,
- generalna kontrola kosztów, przygotowywanie planu budżetu,
- prowadzenie dokumentacji budynku,
- prowadzenie sprawnej komunikacji między właścicielami i użytkownikami nieruchomości a firmami zewnętrznymi.
W przypadku budynków przeznaczonych na wynajem, obiektów handlowo-usługowych czy biurowych dodatkowe wsparcie może obejmować także etap projektowania nieruchomości, planowanie miejsc pracy oraz dalszego użytkowania obiektu, opieka nad takimi usługami jak catering i inne usługi wspierające komfort użytkowników, HR, marketing obiektu. Wszystko zależy od specyfiki danego podmiotu i jego potrzeb.
Jak facility management wspiera właścicieli nieruchomości w codziennym zarządzaniu?
Podsumowując, zlecenie kompleksowej opieki nad nieruchomością przedsiębiorstwu z branży facility management może być dla właściciela obiektu znacznym ułatwieniem i odciążeniem. Korzyści obejmują tutaj ograniczenie obowiązków właściciela obiektu, wprowadzenie większego porządku w dokumentacji, sprawniejsze planowanie remontów i modernizacji, optymalizacja kosztów utrzymania obiektu oraz naturalnie stałą obecność managera, gotowego działać natychmiast w razie takiej potrzeby.