Zarządzanie nieruchomościami to proces, który wymaga od osoby prowadzącej odpowiedniej wiedzy i doświadczenia, ale także staranności w codziennym wykonywaniu obowiązków. Rola zarządcy nieruchomości jest niezwykle odpowiedzialna, ponieważ obejmuje cały zestaw zadań — pełną administrację budynkami, dbanie o relacje z mieszkańcami, kontrolowanie stanu technicznego obiektów oraz zapewnienie zgodności z przepisami prawa.
Obowiązki zarządcy nieruchomości – ustawa i działania praktyczne
Proces zarządzania nieruchomościami jest uregulowany przez przepisy prawa, a kluczowym dokumentem, który precyzyjnie określa obowiązki zarządcy, jest Ustawa o własności lokali z 24 czerwca 1994 roku oraz przepisy zawarte w Kodeksie postępowania cywilnego. Zgodnie z art. 18 ust. 1 ustawy o własności lokali, zarządca jest odpowiedzialny za wykonywanie czynności związanych z utrzymaniem nieruchomości w dobrym stanie technicznym i organizacyjnym.
Efektywne zarządzanie budynkami obejmuje wiele działań, które muszą być realizowane w sposób systematyczny i zgodny z przepisami prawa.
Dbanie o prawidłowy stan techniczny budynków
Regularne przeprowadzanie kontroli, konserwacji i napraw jest istotne dla utrzymania funkcjonalności oraz estetyki obiektu na jak najwyższym poziomie. Umożliwia to monitorowanie stanu budynku, co pozwala wykryć ewentualne problemy na wczesnym etapie, zanim staną się poważnymi zagrożeniami. Obejmuje to m.in. kontrolę stanu konstrukcji budowlanej, elewacji, dachu, okien, drzwi oraz innych elementów budynku. Zarządca powinien także nadzorować usuwanie uszkodzeń takich jak pęknięcia ścian, osłabienie fundamentów, czy zacieki wodne, które mogą świadczyć o problemach z izolacją lub kanalizacją.
Ponadto odpowiedzialność zarządcy obejmuje dbanie o przestrzenie wspólne, czyli klatki schodowe, windy, piwnice czy tereny wokół budynku. Ważne jest także systematyczne sprzątanie, malowanie i naprawa drobnych uszkodzeń w tych miejscach, co wpływa na poprawę estetyki i komfort mieszkańców, a także zapobiega powstawaniu dodatkowych usterek.
Przeprowadzanie niezbędnych napraw
Naprawy mogą obejmować wymianę uszkodzonych elementów np. stolarki okiennej lub drzwiowej, a także naprawę instalacji hydraulicznych, grzewczych, elektrycznych czy gazowych. Przykładem może być naprawa nieszczelnych rur, wymiana wadliwego zaworu w instalacji gazowej, czy naprawa systemu ogrzewania w sezonie zimowym. Zarządca odpowiedzialny jest również za organizowanie napraw w czasie awarii, które mogą zagrażać bezpieczeństwu mieszkańców, np. awarie systemów elektrycznych, wyciek wody z instalacji czy usterki wentylacji.
Zarządzanie finansami wspólnoty
Ten punkt odnosi się m.in. do przygotowywania i prowadzenia dokumentacji — ewidencji, sprawozdań finansowych czy opracowywania rocznych budżetów, które uwzględniają wszystkie koszty związane z utrzymaniem budynku — od kosztów utrzymania części wspólnych, przez koszty napraw, po koszty usług zewnętrznych, takich jak sprzątanie czy ochrona. Kontrola wydatków zapewnia transparentność w zarządzaniu środkami.
Reprezentowanie właścicieli lokali w sprawach dotyczących nieruchomości
Zarządca nieruchomości występuje w imieniu wspólnoty czy właścicieli lokali w kontaktach z instytucjami zewnętrznymi. Do jego obowiązków należy reprezentowanie w sprawach związanych z nieruchomością, takich jak zawieranie umów z firmami usługowymi, podpisywanie kontraktów na remonty czy negocjowanie warunków współpracy z dostawcami mediów (woda, prąd, gaz). Zarządca również uczestniczy w negocjacjach związanych z ewentualnymi sporami sądowymi lub administracyjnymi dotyczącymi nieruchomości.
Dodatkowo zarządca organizuje zebrania wspólnoty mieszkaniowej, podczas których właściciele lokali podejmują decyzje dotyczące bieżącego zarządzania nieruchomościami oraz planowania większych inwestycji (np. remontów czy modernizacji). W takim przypadku zarządca pełni rolę doradczą i informacyjną, dostarczając właścicielom niezbędne dane oraz propozycje działań.
Organizowanie przeglądów technicznych budynków
Zarządca nieruchomości ma obowiązek regularnego organizowania przeglądów technicznych zgodnie z przepisami prawa, aby zapewnić bezpieczeństwo osobom korzystającym z budynku. Przykładowe przeglądy: sprawdzenie ogólnego stanu budynku co najmniej raz na 5 lat, przegląd instalacji elektrycznej (w tym odgromowej), przez uprawnionego elektryka powinien być przeprowadzany co 5 lat, instalacji gazowej w zależności od wielkości budynku co najmniej raz w roku lub dwa razy w roku.
Zarządca nieruchomości a profesjonalna obsługa – dlaczego warto powierzyć te obowiązki firmie?
Zlecenie obowiązków profesjonalnej firmie zarządzającej nieruchomościami pozwala na efektywne wykonywanie wszystkich niezbędnych czynności, a także zapewnia komfort i bezpieczeństwo zarówno właścicielom lokali, jak i ich mieszkańcom. Zatrudnienie zewnętrznej firmy specjalizującej się w zarządzaniu nieruchomościami dostarcza wielu korzyści:
- dostęp do obszernej wiedzy i doświadczenia, by sprostać wszystkim wyzwaniom, jakie niesie ze sobą zarządzanie budynkami,
- pewność, że wszystkie działania są zgodne z przepisami prawa budowlanego, ochrony środowiska, przeciwpożarowego oraz sanitarnego,
- wsparcie zespołu ekspertów – zarządców, administratorów, specjalistów technicznych oraz księgowych, co gwarantuje kompleksową obsługę na najwyższym poziomie,
- oszczędność czasu i uniknięcie błędów, które mogą wynikać z braku odpowiednich kompetencji lub doświadczenia w zarządzaniu nieruchomościami.
Jak ważne jest dbanie o obowiązki zarządcy nieruchomości?
Dbając o nieruchomości, zarządca nie tylko troszczy się o stan techniczny budynków, ale także o komfort i bezpieczeństwo ich użytkowników. Regularne przeglądy techniczne, naprawy oraz modernizacje pozwalają na utrzymanie nieruchomości w dobrym stanie, zapobiegając poważnym awariom i zwiększając jej wartość rynkową.
Dlaczego profesjonalne i staranne zarządzanie nieruchomościami jest ważne?
- Szybka reakcja i sprawna naprawa są kluczowe, aby zminimalizować szkody oraz niedogodności dla użytkowników budynku.
- Terminowe wykonanie niezbędnych prac — zgodnie z harmonogramem, bez opóźnień i błędów — zapewnia zgodność z wymaganiami prawnymi, co eliminuje ryzyko nałożenia kar za niewykonanie przeglądów czy napraw w określonych terminach.
- Zapobieganie awariom i minimalizuje ryzyko wystąpienia poważniejszych usterek, które mogą zagrażać zdrowiu i życiu użytkowników.
Rzetelne i fachowe podejście odpowiedzialnego zarządcy gwarantuje, że mieszkańcy czują się bezpiecznie, a budynki zachowują swoją atrakcyjność zarówno w oczach najemców, jak i potencjalnych inwestorów.